Eine Mediaagentur ist ein spezialisierter Dienstleister, der Aufgaben, die den Einsatz von Medien erfordern, übernimmt.
Die Agentur ermittelt die richtigen Werbeträger und die bestmöglichen Werbeplätze für die Zielgruppe des Produktes unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Budgets.
Eine Mediaagentur analysiert, plant und selektiert die richtigen Mediakanäle und verhandelt mit den Medienhäusern den bestmöglichen Preis. Durch den Einkauf größerer Voluminas wird i. d. R. ein besserer Preis erzielt als durch den Kunden selbst, der dann an den Kunden weitergegeben wird. Die anschließende Durchführung der Kampagne mit dem Medienhaus obliegt ebenso der Agentur. Dabei wird laufend die Effektivität einer Kampagne analysiert (Messung der Reichweite, der Durchschnittskontakte etc., digitales Tracking etc.) und eine Optimierung der Kampagne durchgeführt, d.h. die Werbeträger wie z.B. Spots oder Anzeigen werden kontinuierlich geprüft und auch gewechselt, um die höchste Effektivität zu erzielen.

Eine Werbeagentur berät den Kunden zu markenstrategischen Fragen und entwickelt kreative Konzepte zur Visualisierung.
Im Kern ist die Werbeagentur verantwortlich für die visuelle Umsetzung einer Kampagne (z.B. Kreation/Produktion Spot, Anzeigengestaltung etc.) und ist somit der kreative Gegenpart einer Mediaagentur.
Eine Werbeagentur macht in der Regel keine Mediaplanung oder Mediaeinkauf.

Auch mit einem kleineren Budget gibt es verschiedene Möglichkeiten ein Produkt erfolgreich in Szene zu setzen. Beispielsweise ist Onlinewerbung, Werbung in sozialen Medien oder ein regionaler Test in größeren Medien möglich oder man verwendet das Budget für alternative Wege wie Media for Revenue oder Affiliate Marketing.

Je nach Sender, Monat, Wochentag, Zeitschiene, Programmumfeld sowie Spotlänge, und auch der beworbenen Branche variieren die Preise für TV-Werbung stark. Daher ist eine Angabe von Kosten sehr schwer. Jede TV Kampagne bedarf einer individuellen Beratung, erst dann kann ein detailliertes Konzept erstellt werden.
Ein Test ist bei kleineren Sendern für einen 5stelligen Betrag möglich, bei größeren Sendern muss man mit einer 6stelligen Summe rechnen.
Eine ordentlich aufgesetzte Kampagne für ein FMCG Produkt kostet ca. 10 Mio. € p.a. Listenpreis.

Je nach Titel, Format, Reichweite, Leserschaft und Wettbewerb variieren die Preise für Print-Werbung stark. Daher ist eine Angabe von Kosten sehr schwer, jede Print Kampagne bedarf einer individuellen Beratung, erst dann kann ein detailliertes Angebot erstellt werden.
Ein Test ist bei regionalen Tageszeitungen für einen 5-stelligen Betrag möglich, bei größeren Titeln oder Zeitschriften muss man mit einer 6-stelligen Summe rechnen.
Eine ordentlich aufgesetzte bundesweite Kampagne kostet in Zeitschriften 1 bis 4 Mio. € Listenpreis.

Unter Media for Revenue versteht man die erfolgsbezogene Abrechnung von Media. Diese Form der Werbung in den verschiedenen Kanälen ist nur für ausgewählte Kunden möglich und wird vom Medienhaus erst nach individueller Prüfung freigegeben.
Das ausgewählte Medienhaus geht für den Kunden in Vorleistung und wird mit einem bestimmten Prozentsatz am Erfolg der Kampagne beteiligt. Auch für diese Form der Werbung ist jedoch eine Minimalzahlung notwendig.

Unter Mediaplanung wird der gesamte Planungsprozess zur gezielten Mediennutzung (Print, Zeitungen, Radio, TV, Online usw.) für Zwecke der Werbung verstanden.
Das Ziel einer guten Mediaplanung ist es das vorhandene Kundenbudget für Werbung optimal einzusetzen.
Eine zielführende Mediaplanung ist sehr komplex, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Auch eine umfangreiche Werbewirksamkeitsforschung fließt in den Planungsprozess mit ein.
Kennzahlen wie Reichweite, TKP (Tausend-Kontakt-Preis), GRP (Maß für den Werbedruck), Nettoreichweite, Durchschnittskontakte etc. finden bei der Planung Berücksichtigung.
Auch die Glaubwürdigkeit, das Image, die Kosten/Nutzenseite und die Verfügbarkeit der Medien werden analysiert.

Mediadaten werden von den Medienhäusern in regelmäßigen Abständen geliefert oder von den Mediaagenturen errechnet und geben nähere Informationen zur Kampagne oder dem Medium. Diese Informationen sind zum Beispiel Erscheinungsweise/-termine, Preise, Konditionen, Zusammensetzung der Leser/Zuschauer, Verbreitung des Mediums, Werbedruck (GRP), Netto-/Bruttoreichweite und Durchschnittskontakte.
Mediadaten dienen den Werbetreibenden und den Mittlern als Anreiz und Entscheidungshilfe für die Mediaplanung.

Zunächst einmal ist ein gemeinsamer Austausch zwischen Kunden und Agentur Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit und den Erfolg einer Kampagne. Es wird besprochen „wohin die Reise hingehen soll“, was die Visionen und Ziele des Kunden sind und welche Erwartungen werden an die Agentur und vor allem an die Kampagne gestellt. Vielleicht schon vorhandene Erfahrungen aus bisherigen werblichen Tätigkeiten werden diskutiert, um diese später in den Planungsprozess mit einzubringen.
Nach Unterzeichnung der Mandatierung, beginnt die Mediaagentur mit den weiteren strategischen Planungen (bei ständigem Austausch mit dem Kunden) bis die optimale Form der Media gefunden ist. Danach tritt die Agentur mit den möglichen Medienhäusern in Verhandlung.

Eine Customer Journey beschreibt die verschiedenen Stationen (Touchpoints), die ein Kunde durchläuft, bevor er sich für den Kauf eines Produktes entscheidet (z.B. Anzeigen, Spots, Blogs, Website, Bewertungsportale, Foren).
Die Kenntnis der Customer Journey ist für eine kundenorientierte Mediaplanung notwendig.

Die Wirkung einer Werbung hängt stark von der Attraktivität des beworbenen Produktes und der Konkurrenzsituation ab, d.h. ist nicht allein von der Kampagne abhängig.

Allgemein kann man aber sagen, je größer das zur Verfügung stehende Budget ist, desto größer ist der machbare Werbedruck und desto größer ist die Wirkung.
Je nach Medium wirkt eine Werbung sehr unterschiedlich: beispielsweise wirkt TV Werbung schnell und reichweitenstark, Printwerbung wirkt langsamer, aber dafür nachhaltiger und Online ist sehr salesgetrieben.

Am wirkungsvollsten ist eine breit aufgesetzte Kampagne, bei der die verschiedenen Touchpoints des möglichen Kunden Berücksichtigung finden.